designfunktion: Arbeitswelten ganzheitlich planen und realisieren

In Büroräumen verbringen Menschen schließlich den Großteil ihrer wachen Lebenszeit, und genau dort werden über 50% der Wertschöpfung geschaffen.

DESIGNBOTE sprach mit Samir Ayoub, dem Geschäftsführenden Gesellschafter der designfunktion-Gruppe, unter anderem über das Büro im Zeitalter von dynamischer Digitalisierung, Flexibilisierung der Arbeit und die so wichtige Bindung wertvoller Mitarbeiter in Zeiten der Vollbeschäftigung.

designfunktion – Samir Ayoub ©Farideh Fotografie

Herr Ayoub, was verstehen Sie unter einem “Wirksamen Büro”? Liest sich ‘wirksam’ wie ‘effizient’?

Keineswegs, Produktivität ist nur einer von zahlreichen Faktoren. Ein wirksames Büro unterstützt unseren Kunden bei der Umsetzung individueller Ziele. Dabei spielen Aspekte der Wirtschaftlichkeit eine Rolle, aber auch Aufmerksamkeit oder Kreativität der Mitarbeiter werden durch die Arbeitsumgebung beeinflusst. Gleichzeitig ist es Aufgabe und Ziel, in der Büro- und Arbeitswelt die Kultur des jeweiligen Unternehmens abzubilden und die Anforderungen moderner Arbeitswelten zu erfüllen. Um die unterschiedlichen Bedürfnisse auf Mitarbeiter- und Unternehmensseite abzubilden, haben wir die Beratungsmethode PRISMA entwickelt.

Mit Hilfe von 24 Fragestellungen rund um Marke, Mensch und Wohlbefinden, Wirtschaftlichkeit und Produktivität analysieren wir Ziele und Anforderungen. Die Ergebnisse bilden die Basis für eine ganzheitliche Planung, Gestaltung und Einrichtung. So haben wir kürzlich in einem Unternehmen sieben Workshops durchgeführt, in dem über 700 Mitarbeiter inklusive Geschäftsführung, Human Resources, Brand Development und IT repräsentiert waren. Dabei wurde festgestellt, dass 85 Prozent der Mitarbeiter überwiegend stationär und intern arbeiten und ein signifikant hoher Bedarf an konzentrierter Arbeit besteht. Diese und viele weitere Aspekte wurden dann in die Planung einbezogen.

Ich bin zu Zeiten aufgewachsen, als uniforme Stenotypistinnen noch gesenkten Hauptes in Tastaturen hackten und der Zeilenwechsel ‘Pling’ machte. Chefs residierten in zigarrenverqualmten Glaskästen und behielten ihre Mannschaft im Blick. Was ist anno heute State of the Art in Sachen Büro? Was sind die entscheidenden Features?

Die Arbeitsumgebungen von heute variieren stark. Wir werden für die Planung und Einrichtung von allen Büroformen beauftragt – von klassischen Einzel- und 2-Personen-Büros über Kombi- bis zu Mehrpersonen-Büros. Oft ist die Struktur durch das Bürogebäude vorgegeben. Offene Raumkonzepte setzen sich allerdings durch, da die Vorteile überwiegen.

Von zehn Office-Projekten arbeiten etwa acht mit einer offenen Struktur. Der sogenannte Multispace hat aber nicht mehr viel mit einem klassischen Großraumbüro zu tun. Hier gestalten wir unterschiedliche Zonen, die den Bedürfnissen der Menschen nach Rückzug, Ruhe und auch Funktionalität gerecht werden. Stellen Sie sich Gruppenbüros neben Ruhezonen, Meeting-Bereiche und Telefonzellen vor. Wir streben immer nach einer kundenindividuellen Lösung. So haben wir in Arbeitswelten schon Zimmer im Baumhaus oder alpinen Stil, wohnzimmerartige Umgebungen oder Kinos für Präsentationen gestaltet.

Wichtig: Es geht immer um die Unternehmenskultur und die Werte, für die ein Unternehmen steht. Diese müssen nicht nur nach außen für Besucher des Unternehmens, sondern auch nach innen transportiert werden.

Die alles ergreifende Individualisierung hat auch die Büroumgebung erfasst:

In welchen Bedürfnissen/ Arbeitsweisen unterscheiden sich ‘alte’ Babyboomer und junge Digital Natives/ Digitale Nomaden und wie lassen sich die in ein und derselben Büroumgebung organisieren?

In vielen Offices, die wir einrichten, arbeiten mehrere Generationen unter einem Dach. Wir stellen in unseren Workshops immer wieder fest, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter über alle Generationen hinweg ähnlich sind. Kreativität und Produktivität gedeihen am besten wo Menschen sich wohlfühlen. Dabei spielen nicht allein funktionale Aspekte wie Ergonomie, Akustik und Klima eine Rolle, sondern auch eine ansprechende Ästhetik und ein schönes Ambiente. Die Bedürfnisse unterscheiden sich nach Aufgabenbereich oder Projekt. Einmal muss konzentriert und ungestört gearbeitet werden, im nächsten Moment ist Austausch und Kooperation gefragt. So brauchen Menschen über alle Generationen hinweg Räume, die die individuelle Entfaltung und gemeinschaftliche Teamarbeit unterstützen. Interessant ist auch, was diverse Studien beweisen: Es ist ein Vorurteil, dass sich ältere Mitarbeiter schlechter an neue Arbeitsumgebungen und Arbeitsweisen gewöhnen. Wie schnell man sich mit Neuerungen vertraut macht, liegt vielmehr daran, wie viele Änderungen man schon erlebt hat.

Wie reagiert das ‘Neue Büro’ auf stetig mutierende Teams und nach Bedarf sich formierende, thematische Arbeitsgruppen?

Die Antwort darauf lautet ‘Multispace’. Hier gibt es in vielen Unternehmen neben Flächen für konzentrierte Einzelarbeit Räume unterschiedlicher Größe für Projektarbeit. So können Arbeitsgruppen je nach Bedarf den einen oder anderen Raum aufsuchen. Oft haben Mitarbeiter auch keinen festen Arbeitsplatz mehr. Allerdings darf eine flexible Raumnutzung Mitarbeiter nicht vor ein Orientierungsproblem stellen, bei dem sich jeder morgens fragen muss, wo er heute arbeiten wird. Jeder sollte sein Team in einer festen Zone, der sogenannten Ankerzone des Gebäudes finden können. So bieten diese Zonen Zugehörigkeit auch ohne feste Arbeitsplätze. Hier finden sich neben separaten Besprechungsräumen kleine Cubes, aber auch klassische Arbeitstische oder ein Lounge-Bereich. Die Unterlagen werden zum Beispiel in Schließfächern oder Aufbewahrungskörben untergebracht.