In Zeiten der Digitalisierung ist Zeit wohl mehr Geld denn je. Das haben auch die Druckereien vor ein paar Jahren erkannt und bieten ihren Kunden vermehrt die Möglichkeit Web-to-Print an. Der Trend geht mittlerweile sogar in die Richtung, dass reine Online-Druckereien den traditionellen Druckereien sukzessive den Rang ablaufen.

Web-to-Print, manchmal auch höchst modern unter dem Begriff „Web2Print“ zu finden, spart Zeit und Kosten. Denn eine Beratung durch eine spezialisierte Fachkraft im Druckbereich entfällt weitestgehend. Der Kunde gestaltet seine Vorlagen selbst und erteilt auch autonom den Druckauftrag. Doch was braucht es eigentlich, damit Web-to-Print funktionieren kann?

Die Web-to-Print-Systeme

Über Web-to-Print lassen sich standardisierte Druckerzeugnisse individuell bearbeiten. Standardisierte Drucksachen sind beispielsweise Werbemittel oder Geschäftsausstattung wie Visitenkarten oder das Briefpapier einer Firma. Es gibt zwei Arten von Webportalen für Web-to-Print. Die sog. Closed Shops sind in sich geschlossene Portale, die ausschließlich einer vordefinierten Benutzergruppe über eine Intranet-Umgebung zugänglich sind. Zielgruppe sind hier vorzugsweise Business-to-Business-Kunden.

Der zweite Bereich, die sog. Open Shops, sind als Portale von jedem Kunden über das Internet zugänglich, also auch von Privatkunden im Business-to-Consumer-Segment. Häufig werden über Open Shops nicht nur Drucksachen als Papierformat angeboten, sondern auch individuelle Werbemittel wie Kugelschreiber, Kaffeetassen, USB-Sticks und vieles weitere mehr. Ob Open- oder Closed-Shop-System, beide Portale müssen die Voraussetzung der intuitiven Bedienbarkeit anhand einer nutzerorienierten Gestaltung erfüllen, damit sie langfristig bestehen können.

Wie funktioniert nun Web-to-Print?

In einem Web-to-Print-System wählt der Kunde ein standardisiertes Produkt aus. Die Standardisierung bezieht sich z.B. auf eine Papiersorte, die Anzahl der Farben oder auch das Papierformat. In einem Gestaltungs-Editor bietet sich anschließend die Möglichkeit der Individualisierung. In Closed-Shop-Systemen ist meist ein statisches Element vorgesehen, häufig das Corporate Design oder das eigene Logo des Unternehmens. Dieses Element lässt sich in die Vorlage integrieren. Hier ist in der Regel keine weitere Anpassung vorgesehen und auch nicht möglich.

Alle anderen Bereiche können im Editor individuell gestaltet und angepasst werden. Nach der Fertigstellung erfolgt eine automatische Druckdatengenerierung als PDF-Datei und das anschließende Hochladen des PDFs. Das eigentliche Erstellen der Druckvorlage erfolgt entsprechend offline. Bei der häufig synonym verwendeten Variante „Web-to-Publish“ werden die Dokumente im Editor online bearbeitet und auch erstellt. Bei beiden Möglichkeiten kann der Kunde im Anschluss über Terminierung, Umfang und möglicherweise auch zukünftigen Bestellturnus entscheiden.

Fazit

Ein gutes Web-to-Print-System bietet seinen Usern diverse Vorteile. Standardisierte Geschäftsausstattung wie Briefbögen, Visitenkarten oder auch Flyer und Broschüren sowie Verpackungen und Etiketten lassen sich ebenso unkompliziert erstellen wie eigene Werbemittel. So können zu bestimmten Anlässen auch Verpackungen von Süßwaren oder andere zum Unternehmen passende Produkte mit dem eigenen Corporate Design versehen werden. Die Bestellung erfolgt stets flexibel nach Vorgabe des Kunden.

Weitere Vorteile ergeben sich durch die Bedienung mittels Webbrowser, die Installation samt Einarbeitung in eine Software entfällt. Dank automatisierter PDF-Dateien-Erstellung werden langwierige Prozesse der Anpassungen und Überarbeitungen minimiert. Hat der Kunde einmal seine Vorlagen erstellt, ist im Normalfall eine Nachbestellung in kürzester Zeit möglich. Dies spart einerseits Lagerhaltungskosten, bspw. für Verpackungen beim Kunden, und bietet hohe Flexibilität je nach Bedarfsaufkommen.

Ein Nachteil von Web-to-Print kann für einige Kunden der eingeschränkte Gestaltungsspielraum der Druckerzeugnisse sein. Bei Fragen zu seinem Projekt ist der Kunde überdies auf den Kundenservice angewiesen. Dieser Service erfolgt meist telefonisch, was die Kommunikation in Bezug auf gestalterische Elemente gegebenenfalls schwierig macht. Trotz dieser Einschränkungen überwiegen aus Sicht vieler Kunden jedoch die genannten Vorteile.

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